В среднем вся программа на банкете, включая перерывы и танцевальные паузы, занимает от 4 до 6 часов. Как показывает опыт, по прошествии этого времени, людям, получившим эмоциональный заряд (и определенный градус), интереснее танцевать и общаться. Часть гостей отбывает домой, самые стойкие держатся до конца, как правило, еще 2–3 часа. Таким образом, общее время мероприятия – 5–6 часов.

Надо сказать, что подобная «развернутая» программа отнюдь не является догмой. Иногда целесообразно остановиться на привлечении 2–3 артистов (или артистических коллективов) и сделать упор на работе ведущего. В каждом конкретном случае структура программы разрабатывается исходя из следующих технических данных:

• повод для празднования;

• место проведения мероприятия;

• количество гостей;

• возраст гостей;

• соотношение: мужчины/женщины;

• социальный статус.

Только при учете всех этих факторов развлекательная программа на банкете может быть успешной.

План развития событий на вечеринке отражает общую тему и идею вечеринки, основные мероприятия и затраты на них. По прочтению плана руководителю, заказчику или самому организатору мероприятия станет прозрачна его цель и результат.

Имея на руках примерную схему событий, вы:

– Застрахованы от большого количества случайностей.

– Повышаете рейтинг самой вечеринки и заказчика.

– Можете управлять групповыми процессами и событиями.

Для написания сценария необходимо иметь в запасе арсенал различных игр и розыгрышей, обдумать оригинальную идею и обыграть ее. Причем здесь необходимо расписать все до мелочей: кто что сказал, кто что ответил, все музыкальные и театральные номера, кто когда выходит и что делает.

Для обыгрывания идеи неплохо вначале определить или придумать атрибуты, ее отражающие. Например, если идея – пляжная вечеринка, то атрибутами могут быть стилизованные в пляжном стиле приглашения (открытка в форме шезлонга, зонтика, панамки), форма одежды и аксессуаров (шорты, элементы купальников, гавайские рубашки, яркие бусы и браслеты), убранство помещения (барная стойка, украшенная цветами, ракушками; стеклянные коробки с песком, в котором растут кактусы, валяющийся пляжный мяч, ракетки для бадминтона и т. д. и т. п.)

Далее необходимо понять и расписать, какое музыкальное сопровождение уместно в данном случае. Стиль музыки (под стать вечеринке) и музыкальное сопровождение специальных действий (например, туш во время вручения подарков).

Следующее действие – написание основной последовательности мини-мероприятий: конкурсов, розыгрышей и т. д. с подробным описанием и указанием имен и персонажей, например:

(Крик из коридора): А кому здесь подарки нужны?

Ведущий (обращаясь к сидящим за столами): Давайте громко ответим!

Сотрудники за столами: Нам! Мне! Сюда!

Открывается дверь. Входит человек в костюме Деда Мороза.

Дед Мороз: Я не ослышался? Сюда завернул? И т. д.

В сценарии неплохо запланировать также перерывы на курение, время выноса вторых блюд и десерта.

Возможно, вам не удастся воплотить все запланированные действия, но к этому необходимо стремиться. Особенно, когда заказаны артисты и различная экзотика типа салютов, взрывов, искусственного снега и ветра, таяние ледяных скульптур и т. д. Тут уж необходимо успеть все, т. к. заказные мероприятия – вещь не дешевая. Поэтому, когда сценарий написан, необходимо прикинуть еще раз – сколько времени все займет и, возможно, что-то сократить или добавить.

Теперь более подробно опишу «скелет» мероприятия, чтобы ничего не упустить и, так сказать, «окинуть местность взглядом орла».

Отметьте день проведения КВ в календаре красным маркером и начинайте составлять план подготовки. Без него вся ваша вечеринка может провалиться – в последний момент выяснится, что половина идей не реализована, а самых необходимых вещей не хватает.

Итак, вам потребуются:

• список всех приглашенных (включая также и тех, кто может «нагрянуть»);

• утвержденный у генерального директора бюджет мероприятия;

• организационный план мероприятия в котором будут описаны основные статьи расходов (место проведения; затраты на праздничное застолье, включая кейтеринг; оформление помещения; транспортные расходы, необходимость которых продиктована сценарием);

• идея мероприятия: возможно, это будет постановка сценки или съемки видеофильма. Может быть, это будет стилизованная вечеринка, например, китайская чайная церемония или гавайская «пати». Устройте отмечание «от противного» (например, вечеринку в новогоднем стиле для «летнего» именинника). Вариантов масса, подробней о них поговорим немного ниже. Можно, кстати, провести опрос сотрудников для выяснения того типа праздника, который наиболее приемлем для большей части сотрудников.