Шрифт:
2. Планирование и систематизация.
То есть принятие решения о том, как все это будет работать в будущем.
3. Управление людьми.
Если у вас что-то делают фрилансеры, как вы ими управляете?
Если никак не управляете, так и пишите. Это «дыра», которую необходимо закрыть.
В любом случае эти три фактора должны быть учтены в каждом процессе вашей компании: контроль качества, планирование и выполнение задач чужими руками, то есть контроль исполнителей.
Типовые документы
И последняя задача в данной части, которую вам необходимо решить, – собрать все типовые документы, которые вы используете в компании. Если вы ничего не используете – это повод задуматься, какие документы нужны.
К типовым относятся: шаблоны, чек-листы, счета-фактуры, прайс-листы, каталоги и т. п.
Для каждого процесса вашего бизнеса надо определить, какие типовые документы должны сопутствовать каждому вашему шагу. В идеале каждому шагу должен соответствовать хотя бы один типовой документ.
Если вы дошли до этой точки, вы уже на 90 % впереди своих конкурентов. Больше 90 % бизнесов, которые «благополучно» развиваются, до конца не понимают свою работающую структуру.
Именно поэтому, если что-то случается с одним из менеджеров или исполнителей, владельцы хаотично пытаются найти нового человека, чтобы он построил новые процессы с новыми документами так, как ему было привычно на прошлой работе.
Необходимо, чтобы сотрудник вписался в вашу систему. При ее отсутствии человеку некуда вписываться. Соответственно, при замене ключевого работника в компании неминуем хаос.
Интеллектуальные карты
Заключительный этап данной главы – все, что вы написали и нарисовали, необходимо оформить в интеллектуальную карту (MindMap). Причем вы можете сделать это так, как вам удобно, – используя MindMap, Microsoft Visio, оформить в Word квадратиками либо взять большой лист бумаги и нарисовать ручкой. Мы рекомендуем бесплатную программу XMind (http:// www.xmind.net).
По каждому модулю нужен файл, который бы описывал процессы производства, продажи, дополнительные процессы вашей компании и содержал бы список типовых документов.
Не поленитесь, потратьте ежедневно один час в течение следующей недели на описание процессов и создание типовых документов, хотя бы самых простейших.
Бланки «Основные процессы компании»
М03-01. Процесс производства
Начинайте с процесса производства (закупка – производство – упаковка – контроль качества – доставка – сервис), будь то производство продуктов или услуг.
Если вы ничего не производите, а только покупаете и продаете свои товары (услуги), описывайте бизнес-процессы как они есть, пропуская некоторые блоки (например, «Производство»).
Так, если вы продаете только свои консультации, цепочка будет выглядеть следующим образом: «производство/доставка/ консультации – обратная связь – последующая помощь (коучинг)».
_________________________________________________
М03-02. Продажи
Теперь опишите процесс привлечения новых потенциальных клиентов и продажи им ваших товаров (услуг).
Сделайте это отдельно по процессу продажи новым и процессу продажи существующим клиентам.
_________________________________________________
М03-03. Вспомогательные процессы
На этой стадии опишите все вспомогательные процессы своей компании:
бухгалтерия;
юридический отдел;
ИТ-отдел;
другое.
_________________________________________________
М03-04. Управление
Опишите процессы управления отделами и компанией в целом.
A. Контроль качества (+ обратная связь от клиентов).
Б. Планирование (и принятие стратегических решений).
B. Управление исполнителями.
_________________________________________________
М03-05. Типовые документы
Добавьте к описанию своих процессов типовые документы, которые вы уже используете в компании.
_________________________________________________
М03-06. MindMap